Co piąta umowa najmu trafia do cudzoziemca. Oto obowiązki właściciela

Imigranci ekonomiczni i uchodźcy odpowiadali w I kwartale 2026 r. łącznie za 20-25 proc. umów najmu mieszkań w Polsce. Właściciel, który podpisuje umowę z cudzoziemcem, musi najpierw sprawdzić dokument potwierdzający legalność jego pobytu.

Jaki dokument musi mieć najemca z zagranicy

Imigranci ekonomiczni i uchodźcy odpowiadali razem za 20-25 proc. umów najmu zawartych w I kwartale 2026 r., wynika z ankiety NBP wśród pośredników najmu nieruchomości. Właściciel szukający najemcy trafia dziś na obcokrajowca częściej niż jeszcze kilka lat temu, a to oznacza konkretny obowiązek przy podpisie umowy: sprawdzenie podstawy legalnego pobytu, zanim dojdzie do przekazania kluczy.

Podstawą jest dokument potwierdzający legalny pobyt: wiza, karta pobytu czasowego lub stałego albo status rezydenta długoterminowego UE. Obywatel państwa objętego ruchem bezwizowym, na przykład Ukrainiec, może przebywać w Polsce bez wizy maksymalnie 90 dni w ciągu każdego 180-dniowego okresu. Umowa zawarta na dłużej niż ten limit wymaga od najemcy dalszej legalizacji pobytu, inaczej po 90 dniach mieszka w lokalu nielegalnie. Obywatel Unii Europejskiej, EFTA lub Szwajcarii nie potrzebuje żadnego z tych dokumentów, bo korzysta ze swobody przemieszczania się i jego legalność pobytu nie zależy od wizy ani karty pobytu.

Właściciel, który chce mieć pewność co do dat ważności dokumentu, powinien zapisać je w umowie albo w osobnej notatce z numerem dokumentu i datą jego wygaśnięcia. To jedyny sposób, żeby po kilku miesiącach najmu wiedzieć, kiedy trzeba poprosić najemcę o aktualizację.

Czy najem okazjonalny działa tak samo z cudzoziemcem

Najem okazjonalny wymaga od najemcy oświadczenia o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego, w którym wskazuje termin opróżnienia lokalu nie krótszy niż 7 dni od doręczenia żądania. Narodowość najemcy niczego tu nie zmienia, dokument musi być sporządzony przez polskiego notariusza, żeby stanowił tytuł egzekucyjny, który wykona polski sąd i komornik. Zagraniczne poświadczenie notarialne takiej funkcji nie pełni, nawet jeśli pochodzi od notariusza w kraju pochodzenia najemcy i jest przetłumaczone przysięgle.

Umowę wolno zawrzeć wyłącznie na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat, co przy najemcy korzystającym z ruchu bezwizowego i tak traci znaczenie, bo jego legalny pobyt kończy się dużo wcześniej niż za dekadę. W praktyce sensowniejsze jest zawarcie umowy na okres, który mieści się w przewidywanym czasie legalnego pobytu najemcy, i jej przedłużenie po uzyskaniu przez niego kolejnego dokumentu.

Wynagrodzenie notariusza za samo sporządzenie oświadczenia o poddaniu się egzekucji nie może przekroczyć jednej dziesiątej minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w danym roku. Ta zasada obowiązuje niezależnie od obywatelstwa najemcy i od tego, czy dokument sporządzany jest po polsku, czy z udziałem tłumacza przysięgłego.

Ile kosztuje pomyłka z dokumentem pobytowym

Świadome umożliwienie lub ułatwienie nielegalnego pobytu cudzoziemca, na przykład wynajęcie mieszkania osobie bez ważnej wizy czy karty pobytu, jest przestępstwem z art. 264a Kodeksu karnego, zagrożonym karą pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat. Dotyczy to sytuacji, w której właściciel wiedział o braku podstawy pobytu i mimo to kontynuował najem. Sam najemca za nielegalny pobyt odpowiada z osobna: grozi mu grzywna od 500 do 5000 zł.

Niezgłoszona umowa najmu rodzi odpowiedzialność podatkową właściciela: w 2026 r. granica między wykroczeniem a przestępstwem skarbowym wynosi 24 030 zł zaległego podatku, czyli pięciokrotność minimalnego wynagrodzenia, które od 1 stycznia 2026 r. wynosi 4806 zł brutto. Przyjmijmy mieszkanie z czynszem 3000 zł miesięcznie wynajmowane cały rok bez zgłoszenia: przychód 36 000 zł przy stawce ryczałtu 8,5 proc. daje zaległość rzędu 3060 zł, więc sprawa zostaje wykroczeniem skarbowym, nie przestępstwem. Przy kilku takich mieszkaniach albo wyższym czynszu ta sama arytmetyka szybko przesuwa sprawę w stronę przestępstwa skarbowego.

Te dwie odpowiedzialności, karna za ukrywanie nielegalnego pobytu i skarbowa za ukrywanie dochodu, biegną niezależnie od siebie. Właściciel, który dopełnił obowiązku podatkowego, nadal odpowiada karnie, jeśli świadomie trzymał w lokalu osobę bez ważnego dokumentu pobytowego.

Co zrobić, gdy wiza najemcy traci ważność w trakcie umowy

Umowa najmu nie wygasa automatycznie razem z dokumentem pobytowym najemcy, ale dalsze trzymanie go w lokalu po utracie podstawy pobytu naraża właściciela na zarzut z art. 264a k.k. Przy najemcy korzystającym z ruchu bezwizowego licznik dni w ramach 180-dniowego okresu biegnie niezależnie od terminu umowy, więc status pobytowy trzeba sprawdzić, zanim ten limit się wyczerpie, a nie dopiero wtedy, gdy najemca sam o tym poinformuje.

Zapis w umowie, że najemca zgłasza właścicielowi zmianę statusu pobytowego i okazuje aktualny dokument na żądanie, daje podstawę do reakcji, zanim dojdzie do nielegalnego pobytu w lokalu. Brak takiego zapisu nie zwalnia właściciela z odpowiedzialności, jeśli o braku ważnego dokumentu wiedział z innego źródła, na przykład z rozmowy albo z dokumentów okazanych wcześniej.

Gdy dokument straci ważność, a najemca nie przedstawia nowego, właściciel ma prawo wypowiedzieć umowę na warunkach, jakie przewiduje jej treść i przepisy o najmie lokali, tak samo jak przy każdym innym najemcy. Czekanie z nadzieją, że sprawa się jakoś rozwiąże, wydłuża wyłącznie okres, w którym właściciel naraża się na odpowiedzialność karną.

Ile dni ma najemca na zameldowanie, a właściciel na zgłoszenie do urzędu

Cudzoziemiec spoza Unii Europejskiej, EFTA i Szwajcarii ma obowiązek zameldować się na pobyt czasowy najpóźniej czwartego dnia od przybycia do danego miejsca. Obywatel UE, EFTA lub Szwajcarii ma na to miesiąc, dokładnie 30 dni od przybycia. Jeśli pobyt w Polsce nie przekracza 30 dni, obowiązek meldunkowy w ogóle nie powstaje. To formalność najemcy wobec gminy i nie ma nic wspólnego z rozliczeniem podatku przez właściciela.

Zgłoszenie umowy najmu okazjonalnego do naczelnika urzędu skarbowego to osobny obowiązek, który spoczywa na właścicielu, i trzeba go dopełnić w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Spóźnienie z tym zgłoszeniem sprawia, że umowa traci status najmu okazjonalnego i staje się zwykłym najmem, bez uproszczonej ścieżki eksmisji przez komornika. Mylenie tych dwóch terminów, meldunku najemcy i zgłoszenia umowy przez właściciela, kończy się zwykle tym, że ktoś zapomina o jednym z nich, bo oba dotyczą tej samej umowy, ale innych instytucji i innych osób.

Właściciel nie odpowiada za to, czy najemca dopełnił obowiązku meldunkowego wobec gminy. Odpowiada wyłącznie za swój własny termin wobec urzędu skarbowego i za to, by nie trzymać w lokalu osoby bez ważnego dokumentu pobytowego.

Co właściciel załatwi sam przy wynajmie cudzoziemcowi

Przed podpisaniem umowy właściciel w godzinę zbierze komplet dokumentów: kopię paszportu, kopię wizy lub karty pobytu z datą ważności, a przy ruchu bezwizowym datę wjazdu do Polski, żeby samemu policzyć limit pobytowy wynikający z zasady 90 dni w ciągu 180. Zapisanie wysokości czynszu, terminu płatności i zasad zgłaszania usterek w dwóch wersjach językowych zmniejsza ryzyko sporu wynikającego z bariery językowej, zwłaszcza gdy w grę wchodzi potrącenie z kaucji.

Notariusza i oświadczenie o poddaniu się egzekucji przy najmie okazjonalnym właściciel zleca zawsze profesjonaliście, bo dokument musi mieć formę aktu notarialnego. Zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego w terminie 14 dni właściciel wypełni sam, wypełniając jeden formularz i wysyłając go do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Przy kilku mieszkaniach i różnych najemcach, z różnymi datami rozpoczęcia najmu i różnymi terminami ważności dokumentów pobytowych, pilnowanie tych dat ręcznie zaczyna generować realne ryzyko przeoczenia.

Jeśli nie chcesz samodzielnie pilnować terminów meldunku, zgłoszeń do urzędu skarbowego i ważności dokumentów najemcy z zagranicy, sprawdź zarządzanie najmem, gdzie dostępna jest stała opłata miesięczna od 229 zł, bez prowizji od czynszu.

Najczęstsze pytania