Sprawdzasz najemcę przed umową? Nie każdy dokument wolno od niego żądać

Właściciel może poprosić o okazanie dowodu osobistego do wglądu i o zaświadczenie o dochodach, ale nie ma prawa kopiować dokumentu tożsamości bez podstawy ani żądać wglądu do historii bankowej czy testów psychologicznych.

Co właściciel ma prawo sprawdzić przed podpisaniem umowy

Reguła jest prosta: właściciel zbiera tylko te dane, które są niezbędne do oceny, czy kandydat wywiąże się z umowy najmu. Zasada minimalizacji danych ogranicza zakres pytań do celu, w jakim są zadawane, a nie do wszystkiego, co mogłoby się kiedyś przydać.

Dowód osobisty można poprosić o okazanie do wglądu, żeby porównać dane z tymi, które trafią do umowy. Zaświadczenie o zatrudnieniu albo o wysokości dochodów mieści się w tym celu, bo bezpośrednio przekłada się na zdolność płacenia czynszu. Numer dokumentu, PESEL i adres zamieszkania trafiają do treści samej umowy, bo tam mają swoją podstawę.

Pytania o stan cywilny, plany rodzinne, wyznanie czy orientację nie mają związku z płaceniem czynszu i nie powinny się pojawiać na etapie weryfikacji, niezależnie od tego, jak niewinnie brzmią w rozmowie.

Kopiowanie dowodu osobistego to już inna sprawa

Właściciel, który prosi o zeskanowanie albo sfotografowanie dowodu i zatrzymanie tej kopii w swoich papierach, wykracza poza to, co wolno zrobić bez odrębnej podstawy. Sama chęć zabezpieczenia się na wypadek sporu nie wystarcza, żeby uzasadnić przechowywanie kopii dokumentu tożsamości.

Do wglądu, przy podpisywaniu umowy, dowód może zostać okazany. To wystarczy, żeby ręcznie spisać potrzebne dane do treści umowy najmu. Skan zostający w telefonie właściciela albo w skrzynce mailowej po zakończeniu najmu jest zbędnym ryzykiem, nie zabezpieczeniem, bo to dane, których nikt nie potrafi już uzasadnić celem.

Jeśli kandydat sam proponuje przesłanie skanu, właściciel może go przyjąć do wglądu, ale powinien go usunąć zaraz po spisaniu danych do umowy, a nie trzymać w archiwum na zapas. Praktyczna zasada brzmi: skan istnieje najwyżej tyle minut, ile trwa przepisanie danych.

Sprawdzenie w rejestrze dłużników wymaga zgody kandydata

Sprawdzenie kandydata w biurze informacji gospodarczej jest możliwe, ale wymaga odrębnej zgody osoby, której dane mają zostać sprawdzone. Zgoda powinna wskazywać konkretny cel, czyli ocenę zdolności do zawarcia i wykonania umowy najmu, a nie ogólne „sprawdzenie osoby”. Bez takiej zgody właściciel nie powinien występować o raport, nawet jeśli kandydat złożył już wniosek o najem.

Raport z rejestru dłużników pokazuje zaległości zgłoszone przez wierzycieli, ale nie pokazuje pełnej historii finansowej kandydata. Brak wpisu nie oznacza braku problemów z płatnościami, jeśli poprzedni wynajmujący nigdy zaległości tam nie zgłosił, bo zgłoszenie do rejestru jest dobrowolne, nie automatyczne. Czyste konto bywa więc złudne, a właściciel, który traktuje je jako jedyny dowód wiarygodności, popełnia błąd.

Dlatego sam raport z rejestru nigdy nie powinien być jedyną podstawą decyzji. Ma sens tylko jako jeden z kilku elementów obrazu, obok rozmowy z poprzednim wynajmującym i zaświadczenia o dochodach, a nie jako filtr zastępujący resztę weryfikacji.

Które sygnały w rozmowie z kandydatem powinny zapalić lampkę

Przy rozmowie o poprzednim najmie warto zwrócić uwagę na kilka konkretnych rzeczy, zamiast pytać ogólnie, czy kandydat płacił na czas. Pierwsza to rozbieżność między deklarowanym dochodem a brakiem możliwości okazania choćby jednego potwierdzenia przelewu wynagrodzenia.

Druga to niechęć do podania danych kontaktowych do poprzedniego wynajmującego, mimo zapewnień, że najem trwał kilka lat bez problemów. Trzecia to pośpiech: kandydat nalega na podpisanie umowy tego samego dnia i przekazanie kluczy przed pierwszą wpłatą kaucji. Czwarta to zmiana wersji tej samej historii przy kolejnym pytaniu, na przykład inny powód wyprowadzki z poprzedniego mieszkania za każdym razem, gdy właściciel dopytuje.

Żaden z tych sygnałów osobno nie przesądza sprawy. Ale gdy dwa pojawią się jednocześnie, sensowną reakcją nie jest odmowa, tylko przesunięcie momentu przekazania kluczy: dopiero po wpłynięciu pierwszego czynszu i kaucji na konto, a nie w dniu podpisania umowy, kiedy przelew dopiero „jest w drodze”. To rozróżnienie kosztuje właściciela jeden dzień zwłoki, a chroni przed sytuacją, w której lokator wprowadza się bez pokrycia.

Kiedy sprawdzenie najemcy wymaga notariusza

Okazanie dowodu do wglądu, spisanie danych, poproszenie o zaświadczenie o zarobkach i telefon do poprzedniego wynajmującego właściciel załatwi sam w ciągu jednego spotkania. To samo dotyczy ustalenia wysokości kaucji, którą właściciel ustala we własnym zakresie, w granicach dopuszczonych przez przepisy o ochronie praw lokatorów.

Do notariusza trzeba pójść wtedy, gdy kandydat proponuje najem okazjonalny, bo tego rodzaju umowa wymaga aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji przez najemcę. Tej klauzuli nie da się zastąpić własnym wzorem umowy ani oświadczeniem podpisanym bez udziału notariusza, bo to czynność zastrzeżona wyłącznie dla niego.

Do prawnika warto zajrzeć też wtedy, gdy poręczycielem ma być spółka, a nie osoba fizyczna, albo gdy kandydat przedstawia dokumenty w języku obcym i nie wiadomo, czy do umowy wystarczy zwykłe tłumaczenie, czy potrzebne jest tłumaczenie przysięgłe. W obu przypadkach koszt konsultacji jest niższy niż koszt sporu o nieważną klauzulę egzekucyjną odkrytą dopiero przy próbie eksmisji.

Czego nie wolno żądać, choćby właściciel bardzo chciał się zabezpieczyć

Testy psychologiczne, wgląd do historii rachunku bankowego, hasła do kont społecznościowych czy pytania o stan zdrowia nie mieszczą się w celu, jakim jest ocena zdolności do zapłaty czynszu i przestrzegania umowy. Żądanie takich danych narusza zasadę minimalizacji, niezależnie od tego, czy kandydat formalnie się na nie zgodzi.

Zgoda wymuszona sytuacją, w której odmowa oznacza utratę szansy na wynajęcie mieszkania, nie jest zgodą swobodną. W razie sporu nie chroni właściciela, bo liczą się okoliczności jej złożenia, a nie sam podpis pod formularzem.

Jeśli kandydat sam proponuje pokazanie wyciągu z konta, żeby uwiarygodnić dochody, właściciel może to przyjąć. Nie powinien jednak stawiać tego jako warunku podpisania umowy. Różnica między dobrowolnym gestem a wymogiem koniecznym decyduje o tym, czy praktyka mieści się w granicach prawa, a nie sama treść żądanego dokumentu. Zdrowa zasada brzmi: jeśli danego pytania nie da się uzasadnić jednym zdaniem odnoszącym się wprost do płacenia czynszu, lepiej go nie zadawać.

Jeśli nie chcesz sam pilnować, jakie zgody podpisuje kandydat i co wolno mu zapytać, zobacz zarządzanie najmem.

Najczęstsze pytania