Masz mieszkanie na wynajem bez świadectwa energetycznego? Kontrole grożą karą do 5 tys. zł
Powiatowe inspektoraty nadzoru budowlanego i policja sprawdzają, czy właściciele wręczają najemcom świadectwo energetyczne przy podpisaniu umowy. Za jego brak grozi grzywna do 5000 zł, a zgłoszenie może złożyć sam najemca.
Za nieprzekazanie świadectwa charakterystyki energetycznej przy podpisaniu umowy najmu grozi grzywna do 5000 zł. Obowiązek obejmuje każde wynajęcie mieszkania, niezależnie od wieku budynku, a kontrole tego wymogu w całym kraju się nasiliły.
Najem sprawdza inspektorat, nie notariusz
Świadectwo charakterystyki energetycznej trzeba przekazać najemcy przy podpisywaniu umowy, nawet jeśli ta umowa nie trafia do notariusza. Przy sprzedaży mieszkania dokument odnotowuje notariusz w akcie, a jego brak od razu otwiera drogę do kary. Przy najmie nikt automatycznie tego nie sprawdza w chwili podpisu.
Kontrolę uruchamia dopiero zgłoszenie albo wizyta urzędnika. Zgłoszenie do policji lub nadzoru budowlanego może złożyć sam najemca, jeśli świadectwa nie dostał. Powiatowy inspektorat nadzoru budowlanego nadzoruje przestrzeganie przepisów prawa budowlanego, w tym przepisów o charakterystyce energetycznej, i może żądać okazania oryginału lub kopii dokumentu oraz dowodu, że trafił do najemcy. Jeśli sprawa trafi do policji jako wykroczenie, grozi mandat 500 zł, a sąd w postępowaniu w sprawach o wykroczenia orzeka grzywnę od 20 do 5000 zł na podstawie art. 41 pkt 3 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków, stan prawny na 18.09.2026.
Za brak dokumentu odpowiada właściciel, który podpisał umowę bez jego wręczenia, nie spółka czy pełnomocnik prowadzący ogłoszenie. Obowiązek działa od 28 kwietnia 2023 roku i obejmuje każde wynajęcie mieszkania czy domu, niezależnie od roku budowy budynku.
Ile pracy przy świadectwie zrobi właściciel samodzielnie
Sprawdzenie, czy świadectwo już istnieje, zajmuje kilka minut. Każdy dokument wystawiony zgodnie z przepisami trafia do centralnego rejestru charakterystyki energetycznej budynków, prowadzonego przez ministerstwo właściwe do spraw rozwoju. Jeśli poprzedni właściciel albo deweloper już je zamawiał, wystarczy odnaleźć je po adresie, zamiast płacić za nowe.
Samodzielnie świadectwa nie da się wystawić. Może to zrobić wyłącznie osoba wpisana do tego rejestru: właściciel budynku czy lokalu nie sporządzi dokumentu dla własnej nieruchomości. Do zlecenia audytorowi potrzeba metrażu, roku budowy, informacji o źródle ciepła i dokumentacji technicznej, jeśli właściciel ją ma, bo to skraca pracę specjalisty.
Jeśli świadectwo już istnieje, przed oddaniem kluczy trzeba sprawdzić datę jego sporządzenia. Dokument traci ważność po 10 latach, a wcześniej, jeśli w budynku wymieniono okna, źródło ciepła albo je docieplono, bo takie prace zmieniają charakterystykę energetyczną. Zmiana najemcy nie wymaga nowego świadectwa, dopóki stare zachowuje ważność, więc dokument kupiony raz obsługuje kolejne umowy przez cały ten okres.
Po stronie właściciela zostaje pilnowanie terminu i przekazanie kopii przy każdym podpisaniu umowy, którą można przygotować z gotowego wzoru umowy najmu. Prawnika albo urzędu właściciel potrzebuje dopiero wtedy, gdy sprawa trafia do postępowania o wykroczenie, bo tego etapu samodzielnie nie przejdzie.
Czy ogłoszenie bez wskaźników energetycznych to osobne wykroczenie
Ustawa nakłada też obowiązek podawania w ogłoszeniu o wynajmie części danych ze świadectwa: wskaźników rocznego zapotrzebowania na energię użytkową, końcową i nieodnawialną energię pierwotną, udziału odnawialnych źródeł energii oraz wielkości emisji CO2. Samo posiadanie dokumentu nie zamyka więc tematu, jeśli ogłoszenie idzie w sieć bez tych liczb.
Nie każdy lokal wymaga świadectwa. Z obowiązku wyłączone są między innymi obiekty wpisane do rejestru zabytków, budynki i miejsca kultu religijnego, budynki przemysłowe i gospodarcze bez instalacji zużywających energię oraz budynki mieszkalne użytkowane krócej niż 4 miesiące w roku. Właściciel, który korzysta z mieszkania wyłącznie na własny użytek, bez umowy najmu i bez sprzedaży, też nie musi mieć dokumentu, co jest wyjątkiem dla sytuacji, w której lokal formalnie nikomu nie jest oddany. Zasady najmu i to, co powinna zawierać sama umowa, opisuje osobny poradnik o zasadach najmu.
Koszt zamówienia świadectwa jest niewspółmierny do grożącej kary. Dla właściciela, który dopiero szykuje ogłoszenie, sensowniej zamówić dokument przed publikacją niż tłumaczyć się z jego braku po telefonie z inspektoratu. Jeśli w budynku od czasu ostatniego świadectwa wymieniono piec albo docieplono elewację, lepiej od razu zamówić nowe, zanim ogłoszenie trafi do sieci, bo stare przestaje odpowiadać rzeczywistej charakterystyce lokalu.
Kontrolę inspektoratu i pytania o kopię świadectwa przy każdej nowej umowie może przejąć zarządca lokalu: sprawdź zarządzanie najmem (stała opłata miesięczna od 229 zł (Wrocław: kawalerka 259 zł, 2–3 pokoje 319 zł, 4–5 pokoi 349 zł; Warszawa: kawalerka 299 zł, 2–3 pokoje 349 zł, 4–5 pokoi 399 zł; Kraków: kawalerka 229 zł, 2–3 pokoje 299 zł, 4–5 pokoi 349 zł; Poznań: kawalerka 229 zł, 2–3 pokoje 279 zł, 4–5 pokoi 329 zł; Trójmiasto: kawalerka 229 zł, 2–3 pokoje 279 zł, 4–5 pokoi 329 zł), bez prowizji od czynszu).
Najczęstsze pytania
Czy najem okazjonalny też wymaga świadectwa energetycznego?
Tak, obowiązek dotyczy każdego wynajęcia mieszkania, także najmu okazjonalnego, bo ustawa nie rozróżnia trybów umowy. Świadectwo trzeba wręczyć najemcy przy podpisaniu umowy, niezależnie od tego, czy umowę zgłasza się później do urzędu skarbowego.
Kto sprawdza brak świadectwa przy najmie, skoro nie ma notariusza?
Sprawę zwykle uruchamia zgłoszenie samego najemcy albo kontrola powiatowego inspektoratu nadzoru budowlanego, który może zażądać okazania dokumentu. Dalej trafia ona do postępowania w sprawach o wykroczenia, gdzie o karze finansowej decyduje sąd.
Czy stare świadectwo energetyczne sprzed kilku lat jest jeszcze ważne?
To zależy od daty sporządzenia i tego, co działo się z budynkiem od tamtej pory. Dokument obowiązuje 10 lat od dnia wystawienia, chyba że w tym czasie wymieniono okna, źródło ciepła albo docieplono ściany. Wtedy trzeba zamówić nowe, mimo że stare formalnie jeszcze nie wygasło.
