Donos sąsiada na najem. Co sprawdza urząd i kiedy czynny żal już nie pomoże

Donos sąsiada zwykle uruchamia czynności sprawdzające, nie kontrolę podatkową: urząd prosi o wyjaśnienia i dokumenty bez ustawowego terminu zakończenia sprawy. Czynny żal działa tylko, dopóki urząd nie ma udokumentowanej wiedzy o sprawie, a szczegółowy donos może mu ją dać.

Co urząd robi po otrzymaniu donosu

Donos sąsiada nie trafia od razu do kontrolerów z nakazem wejścia do mieszkania. W zdecydowanej większości przypadków uruchamia czynności sprawdzające: w trzech pierwszych kwartałach 2020 r. urzędy przeprowadziły 9451 kontroli podatkowych wobec 1 614 134 czynności sprawdzających, czyli to one są podstawowym narzędziem weryfikacji podatników. W ramach tych czynności urzędnik może zażądać wyjaśnień, poprosić o wytłumaczenie nieścisłości i o dostarczenie dokumentów, a z tego sporządza się odrębny protokół, inny niż przy kontroli.

Czynności sprawdzające nie mają ustawowego limitu czasu, a organ nie musi informować podatnika, że je w ogóle rozpoczął. Właściciel może więc nie wiedzieć, na jakim etapie jest sprawa, dopóki nie przyjdzie pierwsze pismo z pytaniem o umowę najmu lub historię przelewów. Dopiero gdy te czynności nie wystarczą, urząd może wszcząć kontrolę podatkową w tym samym zakresie, co jest narzędziem szerszym i bardziej sformalizowanym. O kontroli podatkowej urząd co do zasady musi uprzedzić każdego podatnika, także osobę wynajmującą prywatnie: kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż 7 i nie później niż 30 dni od doręczenia zawiadomienia (art. 282b Ordynacji podatkowej). Limit 12 dni roboczych kontroli w roku dotyczy już tylko mikroprzedsiębiorców.

Brak zgłoszenia a błąd w rozliczeniu

To, co urząd ustali, zależy od tego, czy właściciel w ogóle nie zgłosił najmu, czy zgłosił go i popełnił błąd w rozliczeniu. Przy błędzie, na przykład zaniżonym przychodzie albo spóźnionej wpłacie, urząd zwykle poprzestaje na korekcie i dopłacie z odsetkami. Przy całkowitym braku zgłoszenia sprawa idzie w stronę odpowiedzialności za uchylanie się od opodatkowania.

Prywatny najem od 2023 r. ma jedną formę rozliczenia: ryczałt. Do 100 000 zł przychodu rocznie stawka wynosi 8,5%, nadwyżka jest opodatkowana 12,5%. Termin wpłaty to 20. dzień kolejnego miesiąca, a zeznanie PIT-28 składa się do 30 kwietnia następnego roku. Jeśli te terminy nigdy nie były dotrzymane, bo przychód w ogóle nie trafiał do rozliczeń, w 2026 r. granicą między wykroczeniem a przestępstwem skarbowym jest podatek narażony na uszczuplenie w wysokości pięciokrotności minimalnego wynagrodzenia, czyli 24 030 zł.

Poniżej tego progu grozi grzywna za wykroczenie od 480,60 zł do 96 120 zł, a mandat karny może wynieść najwyżej dwukrotność minimalnego wynagrodzenia, czyli 9612 zł. Powyżej progu stawka dzienna grzywny w 2026 r. wynosi 160,20-64 080 zł, a przy maksymalnych 720 stawkach kara teoretycznie może sięgnąć ponad 46 mln zł. To ostatnie dotyczy spraw z wysoką, wieloletnią zaległością, nie typowego jednego mieszkania ze spóźnionym zgłoszeniem.

Kiedy czynny żal jeszcze działa, a kiedy już nie

Czynny żal pozwala uniknąć kary, jeśli właściciel sam zgłosi urzędowi niezgłoszony najem i ureguluje zaległość. Przestaje chronić, gdy urząd rozpoczął już czynności sprawdzające lub kontrolę w tej sprawie, ale też wcześniej: gdy organ ma udokumentowaną wiadomość o czynie (art. 16 § 5 Kodeksu karnego skarbowego). Szczegółowy donos z adresem, nazwiskiem najemcy i kwotą czynszu może taką wiadomością być. Brak pisma w skrzynce nie jest więc gwarancją, że czynny żal jeszcze zadziała. Im wcześniej zostanie złożony, tym większa na to szansa.

Gorzej, jeśli pierwsze pismo już leży w skrzynce. Wtedy złożenie czynnego żalu nie uchroni przed odpowiedzialnością, choć zaległość i tak trzeba rozliczyć. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się co do zasady po 5 latach liczonych od końca roku, w którym minął termin płatności. Bieg tego terminu bywa jednak zawieszany, między innymi przez wszczęcie postępowania karnego skarbowego. Realny okres ryzyka bywa więc dłuższy niż prosty rachunek z kalendarza.

Zgłaszać sprawę samemu czy iść z nią do doradcy

Zebranie dokumentów właściciel zrobi sam: umowa najmu, potwierdzenia wpłat czynszu na konto, historia przelewów za lata nieprzedawnione i treść dawnych ogłoszeń, jeśli jeszcze istnieją w sieci. Warto policzyć, za które lata ryczałt faktycznie nie został odprowadzony i ile wynosi zaległość przy stawce 8,5% lub 12,5% w zależności od rocznego przychodu. Przy najmie okazjonalnym trzeba osobno sprawdzić, czy umowa została zgłoszona naczelnikowi urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu: to inny obowiązek niż podatek, jego niedopełnienie nie wiąże się z grzywną, ale pozbawia właściciela uproszczonej procedury eksmisji.

Ocena, czy konkretna sprawa kwalifikuje się jako wykroczenie czy przestępstwo skarbowe, i decyzja, czy i kiedy jeszcze złożyć czynny żal, to już decyzje dla doradcy podatkowego, nie dla internetowego poradnika. Korektę rozliczeń za kilka lat wstecz i wyliczenie dokładnej zaległości z odsetkami warto skonsultować z doradcą podatkowym, zanim urząd sam zada te pytania. Jeśli przychód z najmu w ogóle nie trafiał do rozliczeń, dalsze prowadzenie mieszkania bez uporządkowanej księgowości zwiększa ryzyko kolejnego zgłoszenia i kolejnej sprawy w tym samym temacie.

Jeśli po donosie wolisz mieć kogoś, kto pilnuje terminów ryczałtu i zgłoszeń do urzędu skarbowego zamiast liczyć je samodzielnie pod presją pisma z wezwaniem, zobacz zarządzanie najmem (stała opłata miesięczna od 229 zł, bez prowizji od czynszu).

Najczęstsze pytania