513 222 111 Zostań klientem
Narzędzia dla właścicieli

Kalkulator rozliczeń z najemcą

Wpisz stany liczników z protokołu, stawki z faktur i wpłacone zaliczki — policzymy zużycie pozycja po pozycji, kwotę dopłaty lub zwrotu oraz rozliczenie kaucji. Na końcu dostaniesz gotowe zestawienie do skopiowania i wysłania najemcy.

Liczniki

Pozycja Stan początkowy Stan końcowy Stawka (zł) Zużycie Kwota
Energia elektryczna (kWh) 0 kWh 0 zł
Woda zimna ze ściekami (m³) 0 m³ 0 zł
Woda ciepła (podgrzanie i woda) (m³) 0 m³ 0 zł
Gaz (m³) 0 m³ 0 zł

Pozostałe pozycje

Rozliczenie CO ze wspólnoty, abonamenty, wywóz odpadów

Wpłaty najemcy

Zestawienie do wysłania najemcy

Jak rozliczyć media na koniec najmu

Rozliczenie sprowadza się do czterech kroków i wszystkie warto wykonać tego samego dnia, w którym odbierasz mieszkanie.

  1. Spisz liczniki przy najemcy i wpisz stany do protokołu zdawczo-odbiorczego. Zdjęcie każdego licznika z widocznym numerem seryjnym rozstrzyga późniejsze spory w jednej wiadomości. Sam odczyt bez zdjęcia jest trudny do obrony.
  2. Zbierz stawki z faktur obowiązujące w rozliczanym okresie, a nie aktualne. Przy zmianie taryfy w trakcie roku podziel okres na dwie części.
  3. Policz zużycie i zestaw je z zaliczkami. Wynik to jedna liczba: dopłata albo zwrot.
  4. Rozlicz kaucję po mediach, nie przed. Kolejność ma znaczenie — kaucja jest zabezpieczeniem wszystkich należności z najmu, więc najpierw ustalasz, ile ich jest.

Normalne zużycie a szkoda

To jedyny punkt, w którym rozliczenia zamieniają się w spór. Prawo nie zna sztywnej listy, ale praktyka jest dość spójna: normalne zużycie to ślady mieszkania, których nie da się uniknąć przy zwykłym korzystaniu — przetarcia podłogi w ciągach komunikacyjnych, wyblakła farba, drobne ślady po meblach, zużyte baterie i uszczelki. Szkoda to skutek zaniedbania lub zdarzenia: pęknięta płyta indukcyjna, zagrzybiona ściana po miesiącach niewietrzenia, wyrwane zawiasy, dziury po kotwach w płytkach, trwałe plamy na wykładni.

Przy potrąceniu za szkodę licz koszt naprawy, nie wymiany na nowe. Trzyletnia wykładzina zniszczona przez zwierzę nie warta jest ceny nowej wykładziny — najemca odpowiada za jej wartość w chwili zniszczenia, po uwzględnieniu dotychczasowego zużycia.

Dlaczego rozliczenie ma być rozpisane

Najemca akceptuje dopłatę, kiedy widzi skąd się wzięła: stan początkowy, stan końcowy, różnica, stawka, kwota. Ta sama kwota podana jako „proszę o dopłatę 1 240 zł za media” uruchamia pytania, podejrzenia i tydzień korespondencji. Dlatego kalkulator generuje zestawienie liniami — wystarczy skopiować je do wiadomości i dołączyć zdjęcia liczników.

Przy mieszkaniach, którymi zarządzamy, rozliczenia i protokoły prowadzi nasz zespół — właściciel dostaje gotowe zestawienie, a najemca ma jedno miejsce do zgłaszania pytań. Zobacz, jak wygląda obsługa.

Najczęstsze pytania o rozliczenia i kaucję

Kiedy rozliczyć media z najemcą?
Przy zakończeniu najmu — zawsze, na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego ze spisanymi stanami liczników. W trwającym najmie warto robić to raz na pół roku albo po każdym rozliczeniu wspólnoty. Rozliczanie raz na dwa lata kończy się dopłatą rzędu kilku tysięcy złotych, której najemca zwykle nie jest w stanie zapłacić jednorazowo.
Ile czasu jest na zwrot kaucji?
Ustawa o ochronie praw lokatorów (art. 6 ust. 4) daje na to miesiąc od opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności wynikających z najmu. Ta sama ustawa ogranicza samą kaucję do dwunastokrotności miesięcznego czynszu (art. 6 ust. 1), a przy najmie okazjonalnym do sześciokrotności (art. 19a ust. 4). W praktyce warto zwrócić kaucję od razu po rozliczeniu mediów, a jeśli faktura od dostawcy jeszcze nie przyszła — zwrócić część bezsporną i zatrzymać rozsądną rezerwę, informując o tym pisemnie wraz z terminem ostatecznego rozliczenia.
Co można potrącić z kaucji?
Zaległy czynsz, niedopłatę za media i koszt naprawy szkód wykraczających poza normalne zużycie. Nie można potrącić zwykłego zużycia: przetartej wykładziny po trzech latach, wypłowiałej farby czy zużytych uszczelek. Granica przebiega tam, gdzie kończy się skutek normalnego mieszkania, a zaczyna zaniedbanie lub uszkodzenie.
Czy trzeba pokazywać najemcy faktury?
Tak, jeśli o nie poprosi — rozliczenie ma być sprawdzalne. Najemca płaci za zużycie, a nie za deklarację właściciela, więc zestawienie powinno zawierać stany liczników, stawkę i źródło stawki. Dobrze przygotowane rozliczenie kończy temat jednym mailem; rozliczenie bez rozpisania pozycji generuje tydzień korespondencji.
Jaką zaliczkę na media ustalić?
Najbezpieczniej nieco powyżej realnego zużycia — nadpłata zwracana przy wyprowadzce jest bezproblemowa, niedopłata bywa nieściągalna, bo najemcy zwykle już wtedy nie ma pod tym adresem. Przy mieszkaniu dwuosobowym punktem wyjścia jest zużycie z poprzedniego roku powiększone o 10–15%.
Czy właściciel może żądać dopłaty po zwrocie kaucji?
Może, jeśli rozliczenie od dostawcy przyszło później, ale skuteczność takiego roszczenia jest w praktyce niewielka. Dlatego przy odbiorze mieszkania lepiej zatrzymać część kaucji jako zabezpieczenie do czasu faktury — i napisać to najemcy wprost, z terminem.

Wolisz, żeby ktoś policzył to na Twoim mieszkaniu?

Zostaw numer — oddzwonimy w godzinach pracy biura i przejdziemy przez to razem: stawka, koszty, terminy. Bez opłat i bez zobowiązania do współpracy.

Obsługujemy mieszkania w tych czterech miastach.
Dziewięć cyfr. Numeru nie przekazujemy dalej.
Zadzwoń: 513 222 111

Do zgłoszenia dołączamy parametry, które wpisałeś, i wynik, który masz wyżej na stronie — dzięki temu nie musisz powtarzać liczb przez telefon. Dane wykorzystujemy wyłącznie do kontaktu w tej sprawie; szczegóły w polityce prywatności.

Pozostałe narzędzia

Liczą różne etapy tej samej decyzji — od wartości mieszkania i stawki najmu, przez podatek, po rozliczenie z najemcą i gotowy opis oferty.

Kalkulator czynszu najmu Realna stawka najmu dla konkretnej dzielnicy, metrażu i standardu — na podstawie umów podpisanych w czterech miastach, nie cen ofertowych. Wycena mieszkania Wartość mieszkania w widełkach — ze stawek dzielnicowych i korekt za piętro, stan, rocznik i metraż, z rachunkiem pokazanym krok po kroku. Kalkulator rentowności najmu Rentowność brutto i netto, zwrot z kapitału i okres zwrotu — z uwzględnieniem pustostanu, czynszu administracyjnego i podatku. Kalkulator podatku od najmu Ryczałt 8,5% i 12,5% powyżej progu, z rozliczeniem miesięcznym i kwartalnym oraz wariantem dla małżonków. Generator opisu oferty Gotowy opis mieszkania do Otodom i OLX — konkretne zdania o tym lokalu zamiast „idealne dla wymagających klientów”, na które nikt nie odpowiada. Wzór umowy najmu Prosty, darmowy wzór umowy najmu mieszkania — dane stron, czynsz, kaucja i termin, od razu jako gotowy dokument do wydruku i podpisu. Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego Darmowy wzór protokołu zdawczo-odbiorczego lokalu — stany liczników, klucze i stan mieszkania, gotowy do podpisania przy przekazaniu lub zwrocie kluczy.

Wolisz, żeby ktoś policzył to za Ciebie?

Wyceniamy mieszkanie bezpłatnie i bez zobowiązań — na realnych umowach z Twojej dzielnicy, nie na cenach z ogłoszeń.

Poproś o wycenę Zadzwoń: 513 222 111
Wszystkie kalkulatory Zarządzanie najmem Cennik obsługi